Cuando las instituciones educativas identifican áreas de conflicto y oportunidades para mejorar, usualmente se dan a la tarea de evaluar algunas herramientas informáticas para solventar sus requerimientos.
Las instituciones no evalúan solamente el costo, sino también los beneficios y ventajas, así como las perspectivas de crecimiento a corto y mediano plazo.
Aquí hemos recopilado para Usted, algunas de las experiencias que hemos tenido en los últimos años:
Ubicación: Cuernavaca. |
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Con la adquisición del sistema escolar GES, hemos podido integrar las actividades de todos los departamentos dentro de este, así dándonos un control de movimientos, operaciones, e información indispensable para llevar a cabo la operación diaria en la parte administrativa, académica y de mercadotecnia.
Actualmente llevamos las siguientes operaciones dentro del sistema:
- Informes de cobranza
- Pagos referenciados
- Nómina de profesores con la huella digital
- Emails de recordatorio de pagos
- Control académico al 100%
- Asignación de horarios y salones
- Aperturas de grupos
Antes de adquirir el sistema escolar GES, no teníamos ni siquiera un estimado del total de alumnos que atendían a nuestra universidad, ni mucho menos un detallado de este en carreras y grupos. En la parte administrativa las cuentas de los alumnos las llevábamos en archivos Excel, donde era imposible obtener reportes inmediatos, dividir la cobranza por grupos o carreras, y se perdían días completos llenando esta información. La nómina se llevaba en una bitácora de entradas y salidas. No contábamos con una base de datos de aspirantes los cuales ahora se atacan por varios medios. Las calificaciones se daban en hojas de Word, y nos tomaban días realizarlas.
Ubicación: Distrito Federal. |
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Al igual que otras instituciones, el Colegio Superior de Gastronomía contaba con una aplicación desarrollada internamente. Desafortunadamente, al terminar la relación laboral de dichos programadores el sistema derivó en una herramienta inestable y constantes errores.
En el año 2004, se nos requiere la adquisición de Control Escolar GES pues el año escolar estaba por comenzar y se requería una aplicación estable y funcional de forma inmediata, por lo cual la institución deshecho otras opciones.
Se realizaron algunas adaptaciones especiales en un tiempo muy corto, para dar inicio al periodo de capacitación y realizar la puesta en marcha. Un mes después Control Escolar GES para Internet fue liberado a los alumnos para apoyar en la difusión y dispersión de información académica y administrativa.
El Colegio Superior de Gastronomía cuenta con dos sedes en la Ciudad de México, una ubicada en la colonia Hipodromo Condesa y otra en Lomas Verdes, ambas se administran utilizando Control Escolar GES.
Ubicación: Cuernavaca.
Población Estudiantil: 1000 Alumnos por ciclo escolar aprox..
Oferta Académica: Preescolar, Preprimaria, Primaria y Secundaria.
Web Site: www.hamilton.edu.mx
El Colegio Hamilton es una institución bicultural que ha diseñado esquemas académicos muy productivos para su población estudiantil, pero un tanto complejos para su sistematización. En en año 2001, tomaron la decisión de adquirir un sistema informático que les auxiliara a administrar dichos esquemas. Optaron por un sistema comercial que durante la implantación fue deshechado por no tener la capacidad requerida para el control de sus aspectos de evaluación (que son distintos por cada asignatura).
En el año 2002, fuimos contactados y demostramos que Control Escolar GES tenía capacidad sobrada para administrar todos sus aspectos de evaluación y la modalidad bilingüe para cada documento emitido, así como los planes de estudio. Desde entonces, se ha derivado una muy buena relación cliente-proveedor, en donde además del servicio de implantación básico, hemos desarrollado instrumentos de control especiales.
Para el año 2004, con la instalación de Control Escolar GES para Internet se dió origen a un esquema de colaboración profesor-alumno que ha apoyado en las tareas y laboras extra-aulas. Además los padres de familia conocer la agenda escolar, tareas y eventos programados por cada mes, semana, clase y profesor.
Ubicación: Tuxtla Gutiérrez, Chiapas. |
Esta es la Primer Institución Educativa del estado de Chiapas en ser certificada por la Asociación Acreeditadora de Colegios para Estados Unidos, México y Latinoamérica (Souhtern Association of Colleges and School) SACS por sus siglas en inglés. Esta organización realiza una supervisión periódica a los trabajos académicos del colegio a través de programas educativos y visitas a las instalaciones.
A principios del 2004 y después de evaluar entre distintas ofertas del mercado nacional, tomaron la decisión de adquirir Control Escolar GES ya que la confiabilidad para la administracion de su cobranza y en especial sus tan complejos y diversos esquemas de evaluación internos.
The American School of Chiapas descubrió que Control Escolar GES cumple perfectamente con todas las expectativas generadas, y sus resultados se han visto reflejados con una mejor imagen ante sus clientes y ante la organización a la cual están certificados.
Ubicación: México, D.F. |
Esta es una institución educativa administrada por una congregación religiosa muy importante y es un caso bastante especial. Aproximadamente durante un año se dedicaron a la tarea de evaluar los sistemas comerciales para el gestión escolar y ninguno de ellos demostró capacidad para adaptarse a sus esquemas administrativos y académicos tan particulares. Durante este periodo revisaron sistemas desarrollados en otros países como Estados Unidos, Chile y España sin que ninguno cumpliera con sus necesidades primordiales.
En el año 2002 adquirieron nuestro producto y en una labor de estrecha colaboración nos adentramos en sus políticas y procedimientos internos tanto académicos como administrativos. Lo anterior rindió buenos frutos y un muy corto tiempo Control Escolar GES quedo configurado de acuerdo a sus necesidades y cumpliendo hasta la fecha con todos los requerimientos.
Con esta institución se han dado innovaciones importantes y se han desarrollados subprogramas para efectos especiales.
Ubicación: México, D.F.
Población Estudiantil: 1000 alumnos aproximadamente.
Oferta Académica: 5 Licenciaturas .
Esta es una institución de reciente creación, y como tal adolecía de los problemas propios de las instituciones jóvenes tales como, falta control en la cobranza, falta de certeza para tomar decisiones financieras, tiempos excesivos en el procesamiento de calificaciones, duplicididad de trabajo, entre otros.
Al identificar estos problemas, la institución tomó la decisión de adquirir Control Escolar GES para la administración de su gestión interna. La Dirección General de esta institución instruyó a los empleados para capacitarse y adoptar rápidamente los procesos de Control Escolar GES, gracias a lo cual pronto obtuvieron excelentes resultados en todos los aspectos que nuestro sistema cubre.
Esta institución es un ejemplo claro de que el potencial que ofrece Control Escolar GES, facilita la administración global delas instituciones educativas.
Ubicación: 4 Planteles en el Estado de México.
Población Estudiantil: 1000 alumnos por plantel aproximadamente.
Oferta Académica: Preparatoria
Este institución inició sus actividades durante el año 2004 con dos planteles de vanguardia tecnológica en el Valle de México, tomando la decisión de llevar desde un prinicipio la administración académica y de cobranza por medio Control Escolar GES.
En el mes de mayo del año 2005, realizan la apertura de dos planteles más y por supuesto, también utilizan Control Escolar GES.
Sus esquemas de evaluación y operación fluctúan entre lo tradicional y aspectos particulares, cuantan con formatos únicos de boletas, los profesores presentan calificaciones con información adicional por cada asignatura, cobranza a través de sucursales bancarias, etc.
Al ser un sistema Cliente/Servidor permite que la base de datos se encuentre centralizada en la sede corporativa y los 4 planteles aceden a través de una infraestructura tecnológica de primer orden. Cuando se requiere soporte técnico por parte del personal de los planteles, se diseño un procedimiento mediante el cual el personal de soporte (ubicado sede principal) de forma remota, en unos cuantos minutos brinda el apoyo requerido.
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