Preguntas más frecuentes
Hemos organizado para Usted, la lista de preguntas que respondemos con
mayor frecuencia y que esperamos le sirvan como instrumento de primera
mano de resolución de problemas o bien, para tener un
medio de análisis y evaluación de nuestro software.
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 | ¿Existe algún límite en el número de alumnos que puedo registrar?
| La respuesta es NO, Control Escolar GES no límita el crecimiento de su institución, por tanto el número de alumnos está limitado solamente a la capacidad del equipo de cómputo en el cual esté instalado.
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| | | ¿Qué formato de gráficos soporta Control Escolar GES, para almacenamiento de fotografías o logotipos?
| Nuestro sistema, permite la utilización de los formatos más utilizados: BMP (formato estándar de Windows) o bien JPEG (formato estándar de Internet). Sin embargo, recomendamos ampliamente la utilización del formato JPEG (o JPG), porque permite una compresión mayor y el tamaño de la base de datos crecerá más lentamente. Para dejar más claro este punto, una fotografía en formato BMP podrá tener un tamaño de 128Kb, mientras que la misma fotografía en formato JPEG podrá tener un tamaño de 17KB.
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| | | ¿Estarán configurados los formatos que yo utilizo en mi institución?
| Es probable que no, sobre todo si se tratan de formatos diseñados exclusivamente para su institución, por su personal administrativo. Sin embargo, esto no es un impedimento, ya que Control Escolar GES permite personalizar los formatos existentes e incluso puede diseñar sus propios formatos alejados de los estándares que nosotros manejamos. Durante la etapa de implantación, Usted puede pedir a nuestro distribuidor o asesor de servicio que le guié en la configuración de los formatos que necesita para su institución. (* nota: esta asistencia es solo a manera de tutoría o asesoría *).
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| | | ¿Porqué no me permite modificar los datos de mi institución (nombre, domicilio, etc.)?
| Seguramente se debe a que el sistema fue configurado de fábrica, es decir, los datos de su institución fueron registrados desde el momento en que se grabó físicamente el CD de distribución. Estos datos están deshabilitados como mecanismo de protección contra la piratería, si desea alguna modificación solicítela a su distribuidor él con gusto se la realizará.
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| | | ¿Se conservarán los datos históricos de los alumnos al término de cada ciclo escolar?
| Definitivamente SI. Control Escolar GES, posee una estrategia de almacenamiento de información que le permitirá trabajar con el ciclo escolar actual, y tener acceso a todos los ciclos escolares anteriores que haya trabajado. Es decir, Usted podrá cambiar a ciclos escolares anteriores y podrá ver la situación completa de esos ciclos, como si realmente estuviera en ellos, esto incluye grupos, horarios, asignación de profesores, etc.
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| | | ¿Control Escolar GES permite el control de la documentación entregada y pendiente por entregar?
| Hemos observado y escuchado que uno de los más serios
problemas en las instituciones de enseñanza, es la documentación
que los alumnos debieran entregar. Por esta razón, nuestro sistema contempla
la funcionalidad para indicar los documentos que los alumnos entregan, así
como reportes y funciones para obtener listados de documentos pendientes de
entregar. De forma que la institución cuente con apoyos decisivos que
coadyuven a evitar estas anomalías.
«Ver ejemplo de control de documentos»
«Ver
lista de documentos pendientes por entregar»
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| | | ¿Cuál es el tiempo aproximado de implantación?
| Nuestros estándares de operación indican que para la mayoría de instituciones, un lapso máximo de 4 días es suficiente para instalación, configuración y capacitación. Sin embargo, el tiempo real dependerá de las necesidades reales de organización y automatización de cada centro educativo.
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| | | Control Escolar GES es una aplicación de uso general o Ustedes la adaptan a nuestras necesidades?
| Control Escolar GES es una solución informática que puede ser utilizada en todo tipo de institutos educativos (desde kinder hasta posgrados), la tecnología que hemos aplicado permite ajustar la configuración para adaptarla de forma muy sencilla a la forma de trabajo de cada institución (este proceso se denomina customización o personalización).
Usted contará con nuestra asesoría y con toda la documentación necesaria para llevar a cabo esta personalización.
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| | | Al comprar el producto, lo puedo instalar en un servidor en mi colegio o debo pagar una renta con Ustedes?
| Se instala en un servidor local ubicado en su institución, de forma muy sencilla y nosotros le proporcionamos los lineamientos básicos para establecer un esquema de seguridad con respaldos y protección . Con otros sistemas, probablemente Usted no sabe donde se encuentra la información y bajo qué medidas de seguridad se protege.
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| | | Mi institución está en vísperas de iniciar operaciones / estamos concluyendo con los trámites de apertura, podemos adquirir desde este momento su software?
| Parte importante de la planeación para el arranque de cualquier organización es prever la eficiencia en la gestión. Por esa razón le sugerimos realizar esta adquisición incluso antes de iniciar operaciones, esto le evitará muchos dolores de cabeza posteriormente.
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| | | ¿Se puede utilizar en instituciones educativas fuera de México?
| Hemos realizado algunas investigaciones de las condiciones culturales y normativas de otros países latinoamericanos y podemos concluir que Control Escolar GES se adapta muy bien a los procesos de gestión educativa en esos países.
Adicionalmente Control Escolar GES es el único software en el mercado que cuenta con un diccionario de regionalismos y localidades, con el cuál podemos intercambiar los términos mexicanos y colocar en su lugar los de otros países.
«Ver ejemplo de aplicación de Regionalismos»
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| | | Dónde puedo ver el precio del software Control Escolar GES en este sitio?
| Control Escolar GES es una solución de software de alta tecnología y la forma de licenciamiento se controla por niveles educativos (también llamados secciones, especialidades o carreras) y estaciones de trabajo. Bajo este esquema Usted no necesita preocuparse por la cantidad de alumnos, calificaciones, planes de estudio, profesores o empleados que puede registrar.
Si está interesado en nuestra solución y desea conocer el precio llene la forma de contacto, y con gusto le proporcionaremos una cotización personalizada y de acuerdo a sus necesidades.
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| | | ¿Cada cuánto tiempo aparecen actualizaciones de Control Escolar GES y si es obligatorio adquirirlas?
| En Grupo GES estamos en constante investigación y desarrollo de nuevas características y también de nuevos productos. Apróximadamente cada 3 meses ponemos a disposición de nuestros clientes renovaciones gratuitas a las cuales Usted puede acceder en un periodo de un año a partir de la adquisición.
Posteriormente las actualizaciones deben ser pagadas; sin embargo, solo su institución podrá evaluar si las mejoras e innovaciones que hemos implementado le son atractivas y convenientes, de esa manera determinará si una actualización es viable, en caso contrario Usted podrá continuar la operación del software de forma permanente e ilimitada sin ningún problema.
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| | | Existe algún financiamiento para adquirir este software?
| Contamos con dos opciones para que Usted pueda adquirir nuestros productos, por PAGO ÚNICO o en PARCIALIDADES sin intereses (no bancario)**.
Llene una solicitud de informes y pregunte a nuestros asesores de ventas si su institución puede acceder al esquema de PARCIALIDADES sin intereses
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| | | Existe alguna opción móvil que me permite levantar reportes de conducta en cualquier parte del colegio, y luego trasladar esa información a este sistema?
| Control Escolar GES es la única opción que existe en el mercado para automatizar este tipo de necesidades de información movil usando Control Escolar GES para Palm, lo cual además le permitirá conocer otros aspectos importantes como cobranza, carga académica de profesores, fichas de alumnos, grupos, población escolar, etc.
Por favor consulte las características del Control Escolar GES para PALM.
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| | ¿Cuántos planes de estudio puedo registrar con Control Escolar GES?
| No existe límite en el número de planes de estudio que se pueden registrar. Control Escolar GES, no pone límite a su crecimiento.
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| | | Las calificaciones se ponderan de 0 a 10?
| Control Escolar GES es tan flexible que permite usar rangos estándares (0-10) o rangos especiales (6-10,0-100,0-1000,etc.), así como calificaciones con letras (literales).
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| | | En mi institución los planes de estudio se actualizan cada 2 ó 3 años ¿Cuántos planes puedo manejar por cada carrera?
| La tecnología aplicada
en Control Escolar GES, nos permite asesurarle que la actualización y
renovación de planes de estudio es ilimitada y totalmente manejable.
Cada generación podrá tener seguimiento conforme a su plan de
estudios vigente y las nuevas generaciones tendrán otro plan de estudios
con la actualización correspondiente... Lo mejor de todo, es que esta
operación no genera ningún problema y es totalmente flexible y
sencilla para los usuarios.
«Ejemplo
Plan de estudio Nivel Superior»
«Ejemplo
Plan de estudio Nivel Medio»
«Asignatura
de Nivel Superior»
«Asignatura
Nivel Medio»
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| | | ¿Cómo puedo definir el cálculo de promedios en Control Escolar GES?
| Esta es una labor, que de
inicio proporciona como soporte su distribuidor. Sin embargo, es un procedimiento
muy sencillo que Usted puede realizar sin mayor problema a través de los métodos
de evaluación. Un método de evaluación se compone de varios criterios de
evaluación. Por ejemplo: A=Septiembre, B=Octubre, C=Noviembre, etc. y los promedios
se definen a través de una sencilla fórmula, como (A+B+C)/3.
Con la fórmula anterior Usted podría calcular el promedio del
primer trimestre de un ciclo escolar para cualquier alumno. Si desea
calcular el promedio total, solamente deberá escribir una fórmula más larga
como: (A+B+C+D+E+F+G+H+I+J+K)/11. Control
Escolar GES asigna las letras a cada mes o período de forma automática.
«Vea
el ejemplo de un método de evaluación»
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| | | ¿Es factible definir criterios de evaluación particulares para alguna materia?
| Totalmente. Control Escolar GES, cuenta con un mecanismo en el cual los métodos de evaluación pueden ser aplicados a todas las asignaturas, no obstante ello, permite definir un método particular para una o varias asignaturas.
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| | | ¿Las calificaciones pueden ser capturadas por los profesores?
| Si, Control Escolar GES pone a su disposición dos métodos a su elección: a) proporcionarles disquetes de captura a través de un mecanismo controlado del sistema o b) otorgarles contraseñas y accesos como "USUARIOS PROFESORES" para que tengán acceso a la captura de calificaciones de sus grupos y estas calificaciones son ingresadas directamente al sistema.
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| | | ¿Las calificaciones pueden ser publicadas en Internet?
| Todas las listas, formatos y documentos, pueden ser exportados a Excel (CVS),
Word (RTF) o a formato compatible con Internet (HTML). Con esta última
opción, tendrá archivos que eventualmente pudiera subir a Internet.
Sin embargo, es una opción que no recomendamos puesto que la generalidad
de los sitios de Internet, se carecen de controles de las personas que acceden
a tales sitios o se carece de confidencialidad.
Recomendamos ampliamente consultar nuestro producto Control Escolar GES para Internet,
que a través de mecanismos y controles de alta seguridad permite publicar
calificaciones, estados de cuentas y una gran veriedad de información
de interés para los alumnos, padres de familia, profesores, usuarios
administrativos, etc.
«Leer más acerca de Control Escolar GES para Internet».
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| | | ¿Control Escolar GES genera horarios?
| Aunque nuestro sistema no se especializa en la elaboración de horarios,
SI TIENE la capacidad de apoyar en su elaboración y proporcionar sugerencias,
que en muchos casos representan un horario completo. Para lograr estas sugerencias
se debe indicar el perfil académico y los horarios que puede cubrir cada
profesor, así como la capacidad de aulas y asignaturas por grupo (mediante
los planes de estudio). Los horarios que se elaboren en nuestro sistema están
libres de los errores más comunes, ya que evitan colisiones de horario,
aulas, profesores y asignaturas.
«Vea
un ejemplo de un horario»
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| | ¿Puedo controlar y dar seguimiento a los alumnos becados?
| Al igual que con los cobros, Usted podrá definir todos los tipos de becas que sean necesarias. (p.e. becas del 10%, becas del 20%, becas completas, etc.). Asímismo tendrá opción de dar seguimiento a sus becas, ya que es posible limitar su aplicación a un periodo de tiempo específico que podrá ser ampliado o disminuido según el comportamiento académico del alumno. Adicionalmente las becas podrán definirse en expresiones porcentuales o monetarias.
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| | | Tenemos intención de notificar a los padres de familia de los adeudos que pudieran tener ¿Su sistema es capaz de emitir estas notificaciones?
| Por supuesto que sí, al vencer los pagos que Usted haya programado podrá generar de inmediato estados de adeudos y emitir notificaciones a los alumnos o padres de familia deudores. Recuerde que Control Escolar GES, tiene la capacidad de permitirle redactar sus propios documentos en el formato que mejor le agrade.
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| | | ¿Los recargos son generados automáticamente?
| Sí. Al vencer los pagos programados, el sistema le generará los recargos de los alumnos. Los recargos pueden ser especificados por porcentajes o cantidades fijas, por día, por semana, por mes, etc. Aún en los casos más complicados de generación de recargos, Control Escolar GES cuenta con el mecanismo que permite desarrollar un sub-programa para calcularlos sin la intervención del usuario.
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| | | En mi institución es vital contar con dos cajas operando al mismo tiempo para disminuir los tiempos de atención ¿Puedo instalarlas?
| Control Escolar GES cuenta tiene la capacidad de operar con cualquier número de cajas o puntos de cobranza, al mismo tiempo. Con esta función, su institución tendrá la ventaja de disminuir las filas de tiempo de atención durante los días "pico" proporcionando un servicio de valor agregado a sus clientes.
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| | | Necesito llevar el control de inventario en ciertos artículos que mi institución vende ¿Existe alguna forma de simplificarlo en su sistema?
| Una de las características que se incorporaron a partir de la versión
3.5, es el control básico de inventarios.
Es una opción muy sencilla que permite ingresar al sistema los productos
que se venden, indicarles la existencias, capturar las compras, devoluciones, etc. La salida de los productos (por venta) se realiza cuando los alumnos hacen
el pago de los productos y dicho pago es ingresado en el sistema.
«Ejemplo de control de inventarios»
«Ejemplo de una cancelación de compra»
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| | | ¿Qué cobros puedo realizar además de colegiaturas e inscripciones?
| Con nuestro sistema, Usted podrá realizar todos los cobros que quiera, incluyendo todo su catálogo de conceptos y seguir agregando conceptos conforme su institución lo vaya necesitando.
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| | | Puede emitir automáticamente el comprobante de pago? Utilizamos formatos preimpresos se pueden adaptar la impresión a éstos?
| Control Escolar GES es un sistema amistoso de utilizar y fácilmente configurable. Por supuesto que puede emitir automáticamente los comprobantes de pago (Recibos y Facturas), y tiene un poderoso editor de formatos en modo gráfico que se utiliza para adecuar el comprobante a sus propios formatos preimpresos.
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| | | Al termino de la cobranza diaria se puede emitir la póliza contable?
| Al incorporar su catálogo de cuentas e indicar en cada concepto de cobro la cuenta que resulta afectada automáticamente tendrá disponible una póliza contable.
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| | | El sistema contabiliza todas las operaciones de Ingresos y Egresos para que se trasladen aun sistema de contabilidad posteriormente?
| Cada concepto tanto de ingreso como egreso es contabilizado al momento de cobrar. Por cada sesión tendrá disponible una póliza precontabilizada, esta póliza puede ser trasladada mediante archivos de texto o Excel a otros sistemas encargados de contabilizarla.
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| | | Es posible automatizar la cobranza a través de algún banco?
| Control Escolar GES permite configurar su cobranza y además generar boletas de pago bancarias incluyendo referencias electrónicas de pago que incluyen dígitos verificadores para incrementar la confiabilidad de los pagos.
Nuestro sistema cuenta con soporte para utilizar los algoritmos de verificación de cobranza, que se usan en los principales bancos de México y Latinoamérica (BBVA, Santander, Scotia Bank, etc.). Con base en esto, Usted podrá cargar en su sistema los archivos electrónicos de los pagos diarios y registrar su cobranza de forma automática.
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| | Me controla la asistencia de profesores por día y por clase?
| Así es, el sistema toma los datos de la carga académica y con base en eso controla la asistencia de los profesores por día y por cada clase que tenga asignada.
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| | | Como se registra la asistencia de los profesores?
| Se debe instalar una computadora en el punto de acceso, para que funcione como módulo de registro de asistencia; en este equipo los profesores o empleados registrarán su asistencia a través de los diversos medios disponibles tales como: Tarjeta de Identificación, Huella Dactilar, Número Personal (NIP), etc.
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| | | Cuáles lectores de huella dactilar pueden ser utilizados?
| Control Escolar GES tiene soporte para los lectores más eficientes y confiables del mercado; pueden utilizarse lectores de la línea Hamster y de la marca APC.
Estos lectores son fáciles de encontrar en las principales cadenas comerciales de artículos de oficina.
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| | | Cuántos empleados o profesores puedo manejar con este módulo de Control de Asistencia?
| A diferencia de otros productos en los cuales hay un límite en los empleados, Control Escolar GES en su módulo de Control de Asistencia permite trabajar con todos los Profesores y Empleados registrados sin ninguna limitando.
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| | | Es posible instalar varios puntos de acceso para registrar la asistencia?
| Así es, se instalan tantas computadoras como sea necesario en sus distintos puntos de acceso. Cada una deberá ir acompañada con su propio lector de huella dactilar.
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| | | Se generan informes de asistencia, retardos y puntualidad?
| SI. Con base en los horarios registrados de sus profesores y empleados, Control Escolar GES le permitirá obtener de forma automática diversos reportes y gráficas de asistencia.
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| | | Cuál es la mejor forma de evitar que los empleados hagan fraude al registrar la asistencia de otros compañeros?
| La forma más confiable es utilizando un Lector Biométrico de Huella dactilar, teóricamente el trazado de una huella dactilar es único para cada dedo y para cada individuo.
Control Escolar GES permitie el uso de lectores Hamster/NITGEN y también de la marca APC que Usted podrá adquirir en cadenas comerciales de artículos de oficina.
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| | | Es posible colocar permisos, vacaciones o incapacidades?
| Así es, mediante el registro de excepciones Usted podrá informar al sistema cuando se presentan eventos que impidan el registro ordinario en la estadística de asistencia de un empleado.
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| | | Cómo se evita que los empleados hagan fraude modificando la fecha y hora de la computadora donde registran la asistencia?
| Para evitar este tipo de fraudes, la fecha y hora se toma del servidor de base de datos; de esta forma se mantiene una sincronización con ese servidor, aun cuando la fecha y hora de la computadora de registro de asistencia sea alterada.
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| | | Porqué es necesario que haya una computadora en el lugar de acceso, en lugar de tener solamente el lector de huella?
| Entre otras cosas, porque el profesor o empleado, puede visualizar en la pantalla de la computadora avisos, su estadística de puntualidad, mensajes de error y otra información importante.
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| | ¿Es factible utilizar Control Escolar GES en ambiente de red?
| Totalmente, nuestro concepto de sistemas está planeado para aprovechar la integración organizacional que proporciona una red. Recuerde que la licencia básica le brinda la posibilidad de utilizar nuestro software hasta en 3 computadoras distintas interconectadas.
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| | | ¿En qué tipo de redes se puede utilizar?
| Existen muchos tipos de sistemas operativos de red. Nuestro sistema actualmente ofrece soporte directo incluido, para sistemas de red Windows NT Server o Windows 2000.
Si su institución cuenta con algún tipo de red basada en el sistema operativo Linux podemos efectuar la instalación de forma personalizada, mediante un contrato previo, puesto que tenemos la ventaja de utilizar una base de datos multiplataforma. Considere que las estaciones de trabajo deberán utilizar el sistema operativo Windows 95 / 98 / 2000 o ME.
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| | | ¿Porqué utilizar Firebird como base de datos en lugar de otras bases de datos más conocidas ?
| Porque es una base de datos con excelentes bondades y capacidades. Es una herramienta extremadamente poderosa, de alto rendimiento, multiplataforma y lo mejor de todo es que no requiere supervisión. Lo anterior nos permite ofrecer esta base de datos a cualquier tipo de usuario (desde pequeños a grandes corporativos). Una de sus ventajas es que a futuro se puede tener esta información de forma totalmente transparente en Internet, donde esta base de datos ha demostrado gran capacidad teniendo sitios con miles de visitas diarias.
Si lo anterior fuera poco, Firebird es un software de código abierto (open-source), lo que significa que su institución no realizara gastos por conceptos de licencias para el software de base de datos.
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| | | ¿Cuál es el comparativo de Firebird respecto a otras bases de datos como Microsoft SQL Server u Oracle?
| La principal ventaja de Firebird es que Usted no tiene que pagar por él, ya que es un software de código abierto (opensource). En tanto que Microsoft SQL Server su precio ronda en los $ 3,500 dólares y solo puede ser usada en sistemas Windows. Por otra parte Oracle, que es una de las bases de datos más poderosa actualmente, sus precios son realmente prohibitivos para las instituciones latinoamericanas.
Firebird goza de muy buena reputación en cuanto a sus capacidades de servidor de bases de datos relacionales y cumple con los más altos estándares como integridad, compatibilidad, seguridad, etc. Otro punto que debemos considerar es que al utilizar Firebird no necesitamos tener un técnico especializado, en tanto que dicha persona es prácticamente indispensable en MS SQL y Oracle.
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| | | ¿Firebird cuenta con alguna herramienta para reparar la base de datos en caso de que resultará dañada?
| Si, Firebird cuenta con una herramienta que puede reparar las bases de datos cuando se dañan.
Pero recuerde que NADIE, le puede asegurar que una base de datos sea recuperada después de haberse dañado, así que lo mejor es contar con una estrategia de respaldo. Por ello, la mejor forma de prevenir daños a cualquier base de datos, es teniendo un medio de almacenamiento seguro y confiable, por tal razón el usuario no debe escatimar en proporcionar los mecanismos de seguridad necesarios como No-breaks / UPS (para evitar pérdidas súbitas de energía) y unidades de respaldo (cintas, zip disk, cd-rw, etc.).
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| | | ¿Control Escolar GES cuenta con alguna herramienta para respaldar sus bases de datos ?
| Si, Control Escolar GES tiene una herramienta muy sencilla para realizar respaldos de las bases de datos. Además, Firebird por su parte también cuenta con otra herramienta para respaldar.
Realizar respaldos frecuentes le permite contar con la seguridad de que la información de su sistema está a salvo ante cualquier contingencia.
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| | | Deseo cambiar mi sistema actual, ¿Control Escolar GES es compatible con los datos anteriores?
| Si Usted desea instalar Control Escolar GES, en general es factible exportar los datos de su anterior sistema. Sin embargo, la viabilidad será determinada posteriormente de un análisis en donde será revisada la integridad, documentación y la estructura de dichos datos. Es importante señalar que hemos tenido excelentes resultados con información que no contaba en absoluto con documentación.
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| | | ¿Puede ser utilizado en Red?
| Al ser un sistema 100% Cliente/Servidor, la situación ideal de utilización es precisamente en un ambiente de red. Además en una red, se tiene una compenetración más eficiente entre personas y una mejor distribución de tareas. Control Escolar GES opera en sistemas Windows y además es el único en mercado que le permite la operación de la base de datos en sistemas operativos Linux, lo que eleva considerablemente la eficiencia de las tareas.
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| | | Es posible utilizar Control Escolar GES en computadoras Mac?
| Nuestro software ha sido desarrollado para operar en plataformas Windows. Sin embargo, nuestros usuarios de ambientes Mac utilizan diferentes alternativas para operar Control Escolar GES, tales como Apple Boot Camp, Parallels, etc. En Grupo GES, particularmente nos agrada la opción de operar bajo terminales virtuales usando un servidor Windows 2003 Terminal Server, lo que permite ejecutar Control Escolar GES de forma transparente y muy eficiente (Remote Desktop Connection Client).
Vea una imagen de Control Escolar GES operando en Mac OS...
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| | | Es posible acceder libremente a las tablas y demás estructuras de datos de Control Escolar GES?
| Como es sabido, nuestros productos operan sobre bases de datos Firebird/Interbase; al ser ésta una base de datos open source y conociendo las contraseñas, Usted encontrará por su cuenta, información diversa en Internet acerca de como acceder utilizando mecanismos y herramientas de terceros como ODBC/ADO/COM, etc. Sin embargo, en estos casos Grupo GES rechazará de forma contundente cualquier responsabilidad en caso de una manipulación errónea a los datos derivada de mal manejo, desconocimiento o negligencia.
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![«Ver ejemplo de control de documentos»](javascript:vergrafica("images/sistema/controldoctos.jpg","Control de Documentos")){kind=link}
![«Ver lista de documentos pendientes por entregar»](javascript:vergrafica("images/sistema/doctospendientes.jpg","Ver ejemplo de listado de documentos pendientes")){kind=link}
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