Características del Sistema

Evaluación de Alternativas para la adquisición de un paquete de software

Muchas organizaciones necesitan adquirir paquetes de software para determinados fines, por ejemplo: elaboración de nóminas, control de contabilidad, control de producción, etc. Cuando la organización se enfrenta a estos retos, en la mayoría de ocasiones realizan una “evaluación” que solo se centra en el aspecto de precio y por supuesto, eligen al más barato.

Si a lo anterior agregamos que en pocas ocasiones se toma en cuenta al usuario final, que se supone operará el software, encontramos que finalmente se compra sin objetivos claros y, por tanto, con muy pocas posibilidades de un uso efectivo de tales paquetes.

Algunos paquetes, al no ser evaluados seriamente, en poco tiempo se vuelven obsoletos, costosos de mantener o francamente inoperantes.

Por ello es recomendable hacer una evaluación previa, para demostrar la conveniencia de algún producto de software. Aquí ponemos a su disposición una compilación de recomendaciones que debe seguir para realizar una evaluación efectiva antes de adquirir algún paquete de software.

Fases de la Evaluación de un Software

Fase 1. Cuando se identifica la necesidad (que puede venir de algún usuario o de los directivos), para la adquisición de algún software, se debe asignar la responsabilidad de decisión a un comité formado por un grupo de usuarios y directivos, quienes conozcan realmente sus necesidades de información. El grupo debe estar conformado como mínimo por un usuario y un directivo. Lo ideal es contar entre ellos a una persona con conocimientos de software.
Fase 2. El comité redactará brevemente, una exposición sobre los objetivos que se persiguen, con la adquisición de un nuevo sistema. Responder a estas preguntas le ayudará a obtener más rápidamente dichos objetivos: ¿Qué es lo que se desea obtener? ¿Qué se quiere cambiar? ¿Qué desean mejorar? ¿Qué situaciones no están funcionando correctamente?
Fase 3. Una vez obtenidos los objetivos, se hará un análisis de mercado para conocer cuales productos cubren las necesidades del proyecto. En esta fase debe considerar lo siguiente:

	Alcance práctico del producto.	Si las facilidades y forma de operación del producto cubren las necesidades de los usuarios. Es decir, si se cumplirían los objetivos y en qué medida.
	Sencillez para la explotación del producto.	Sencillo de operar, a efecto de simplificar el trabajo. Si el nuevo software en lugar de facilitar el trabajo lo complica, entonces será muy difícil que se cumplán los objetivos fijados.
	Mantenimiento para actualizaciones futuras	El producto debe poder ser sujeto de cambios rápidos y sencillos para cubrir posibles modificaciones, requeridas por los usuarios, especialmente las que se generan por cambios legales. Lo ideal es que sea un producto flexible capaz de ser modificado a partir de parámetros de configuración.
	Sencillez para la instalación del producto.	Referente solamente al proceso de instalación.
	Soporte por parte del proveedor.	Los proveedores dispuestos no dudarán en proporcionarle todo el apoyo para llevar a cabo este estudio, por lo general involucrarán a una persona capacitada para tomar decisiones, resolución de dudas, por si se presentará algún problema difícil de resolver y atenderlo inmediatamente. Si las dudas no son planteadas a los proveedores, será muy difícil tener una opinión madura e imparcial acerca de las capacidades y ventajas de un producto. También debe evaluarse la disponibilidad que muestre cada uno de los proveedores, pues de poco nos sirve tener un sistema si no contamos con la garantía de que los problemas que podamos tener posteriormente, serán resueltos con oportunidad.
	Material didáctico que proporciona el proveedor.	Considerar si el material proporcionado por el proveedor es completo y de calidad, sobre todo que se apegue al nivel de usuario, para lograr explotación inmediata y completa. Generalmente, dar un vistazo a los manuales de usuario es una buena manera de tener una visión rápida de la calidad de un sistema.
	Cantidad de usuarios del producto en el mercado.	Un buen punto de comparación, que dará más confianza. Investigar en el mercado alguna instalación que lo tenga en operación, a fin de intercambiar opiniones que sean de beneficio para el dictamen.
	Base de datos que se utiliza.	Este es uno de los puntos fundamentales, aunque paradójicamente muchas veces no es tomado en cuenta. De este punto se deriva la confiabilidad y desempeño de su sistema. Investigue cual es la capacidad máxima de almacenamiento, velocidad de respuesta, confiabilidad, si es apta para Internet, etc. Lo deseable es que se trate de una base de datos relacional robusta (no por ello costosa, ni complicada). Un punto muy importante es verificar que se puedan realizar aplicaciones de Internet con esa base de datos, no hay que olvidar que las tendencias actuales apuntan a tener disponibles los datos en Internet, por lo cual hay que evitar estos "costos de oportunidad".
	Costo del producto.	Hay que tomar en cuenta el costo del producto para hacer un análisis del costo beneficio y poder determinar la conveniencia de la adquisición.

Fase 4. A fin de lograr una selección más ventajosa, se recomienda considerar un máximo de 3 proveedores finales y a cada uno por separado pedirles una demostración. En esta fase, son de gran ayuda las versiones de evaluación que puedan proporcionar los proveedores para tener una idea más clara de las capacidades de los sistemas.
Fase 5. Finalmente, Se procederá a efectuar una junta de trabajo entre los miembros del comité, a fin de tomar la decisión con respecto al producto por adquirir analizando los puntos arriba descritos. Se elaborará también un documento oficial que contenga los siguientes aspectos: Indice, Descripción de objetivos, Lista de proveedores, Procedimiento de selección (puntos que se evaluaron), Análisis costo-beneficio, aplicaciones que se le dará al software, observaciones y recomendaciones y finalmente las firmas de los integrantes.

	Indice.
	Descripción de Objetivos.
	Lista de proveedores que se consideraron.
	Procedimiento de selección (puntos que se evaluaron).
	Análisis costo - beneficio. Justificando los beneficios que se obtendrán con respecto del costo total del proyecto (incluyendo software, hardware, capacitación e implementación, así como cualquier tipo de modificación a las instalaciones que se requiera).
	Aplicación que se le dará al software incluyendo todas las areas de la organización que se vean beneficiadas.
	Observaciones y Recomendaciones.
	Firmas de los Integrantes.

Si bien no existe una forma de asegurar el éxito de un proyecto de sistematización, puesto que intervienen factores extras como: capacitación previa, resistencia al cambio. El procedimiento anterior le brindará un alto grado de confiabilidad sobre la selección que se haya realizado.

Un último consejo, involucre a todas las personas que deben tener interacción con el sistema de cómputo, la mejor medida para lograrlo es explicarles los beneficios que obtendrán. La experiencia nos dice que un usuario no convencido puede retrasar en mayor medida un proyecto, que dos personas convencidas.

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